コロナ第3波の到来により感染者数が急増し、感染対策としてテレワークや時差出勤を徹底するよう要請がありました。あらためて気を引き締める必要がありますね。

　すでにテレワークを導入している企業や、緊急事態宣言中に実施したが今は実施していない企業など様々だと思いますが、WEB会議システムでの打ち合わせなどはずいぶん浸透しているのではないでしょうか。わたくしも社内外問わず会議や打ち合わせは8割がたWEB会議システムを利用するようになりました。今後もこの流れはコロナに関係なく定着しそうですね。

　最近ではWEB会議システムだけでなく、コミュニケーションツールの一つとしてChatworkやSlackに代表されるビジネスチャットツールの利用が増えてきており、簡単に複数人と情報共有できる点で利便性が高く、新たなコミュニケーションツールとして定着していくことが予想されます。

　便利なのは良いことですが、デジタル通信が原因でお客様を怒らせてしまうというケースがあるようで、使い方には十分気をつけたいものです。

　デジタル通信を利用するにあたり注意したいことは、「一方的」であるということです。メールやチャットで業務連絡を受け取った時点でそれが単なる情報共有でない限りは、受け手側は返信やなにかしらの対応を求められます。そのためデジタル通信には、暗に「この内容を読んで、返事してくださいね」という送り手側の強引さが含まれてしまいます。気軽さが売りのビジネスチャットツールでは、対応に要する受け手側の時間と労力に何も配慮しなかったとしたら、送り手側の強引さがより際立ってしまうので、「一方的」であるということを理解して使い分けることが必要なのではないでしょうか。

　例えば、メールやチャットは対面での会話や電話に比べて「情報共有」にむいています。受け手側は、内容のメモをとる必要もなく、その内容を読み返したい時も自分の都合で決められます。情報共有以外の場合、デジタル通信は極力避けたいところです。特に、人に何かを頼むときや、複雑な事情を説明したうえで相手側の意見を求めるときなどは、電話や対面で伝えるというようにコミュニケーションツールを使い分けたいところです。

　チャットはインスタントに連絡がとれるということで普及してきたしたものなので、簡単で気軽にコミュニケーションすることを目的としていますが、その「簡単で気軽に」を履き違えないよう気をつけたいものです。

 

東京支店長　白倉　玄